POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. Introduction
La présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique de Confidentialité ») vous présente les finalités, les bases juridiques et les moyens en vertu desquels LEI Register OÜ (ci-après, « Registre LEI» ou « nous ») traite des données à caractère personnel. En outre, la présente Politique de Confidentialité décrit les types de données à caractère personnel que nous traitons, les durées au cours desquelles nous conservons de telles données, ainsi que les droits que vous pouvez exercer en tant que personne concernée et la manière de les exercer.
Dans le but de garantir un niveau de protection élevé de vos données à caractère personnel ainsi que notre conformité à toutes les exigences réglementaires, Registre LEI applique les dispositions prescrites par le
Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après, le « RGPD ») et d’autres lois applicables dans l’ensemble de ses activités.
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel, tel que décrit dans la présente Politique de Confidentialité, est LEI Register OÜ.
Code du registre du commerce d’Estonie : 14412769
Adresse : Uus tn 21-2, Tallinn 10111, République d’Estonie
Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse [email protected].
2. Finalités et bases juridiques du traitement
Registre LEI ne traite vos données à caractère personnel que dans la mesure minimale nécessaire pour réaliser les finalités décrites dans le présent article de la Politique de Confidentialité. Tout traitement de données à caractère personnel repose sur une finalité et une base juridique spécifiques et limitées, lesquelles sont décrites en détail ci-après.
2.1. Conclure et exécuter des contrats de prestation de services
Les principales activités de Registre LEI consistent en celles d’un agent d’enregistrement officiel de codes LEI (Legal Entity Identifier), lesquels permettent d’identifier une entité juridique partout dans le monde. Ces activités couvrent les services fournis aux entités juridiques en matière d’enregistrement, de renouvellement et de transfert d’un code LEI.
Afin de fournir ces services, Registre LEI traite les données de contact des représentants des personnes morales qui utilisent nos services (nom et prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail).
La base juridique du traitement des données à caractère personnel décrite dans le présent paragraphe repose (en fonction du stade de la prestation de services ou de sa préparation) sur l’obligation d’exécuter le contrat conclu entre Registre LEI et le client ou sur la nécessité de prendre des mesures préalables à la conclusion du contrat en question (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).
2.2. Activités de marketing
Registre LEI et/ou nos partenaires contractuels peuvent envoyer des newsletters et d’autres notifications par voie postale ou par e-mail à des clients existants et à des clients potentiels (qui sont également des personnes morales) en utilisant les informations de contact disponibles à partir de sources publiques (ci-après, les « Newsletters »). La finalité du traitement de ces données consiste à présenter les services de Registre LEI à des clients potentiels, à recueillir des commentaires sur nos services et notre expérience en la matière, et à améliorer nos processus commerciaux et notre portefeuille de services sur la base de telles informations.
Vous pouvez vous désabonner des Newsletters envoyées à votre entité juridique en cliquant sur le bouton « se désabonner » situé à côté de la Newsletter en question (pour les Newsletters envoyées par e-mail). Il est également possible de se désabonner des Newsletters (envoyées par voie postale ou par e-mail) en nous adressant une demande à cette fin aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique de Confidentialité.
La base juridique pour l’envoi de Newsletters est, en fonction de la situation spécifique, le consentement de la personne concernée (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD) ou les points 2 et 3 du paragraphe 103¹ de la loi estonienne sur les communications électroniques.
Veuillez noter que si la base juridique du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement, le retrait de ce dernier n’affecte pas la licéité du traitement des données fondé sur un consentement valide antérieur.
2.3. Exécution d’obligations légales
Dans certaines circonstances, nous devons traiter des données à caractère personnel pour exécuter des obligations légales qui nous incombent. Il s’agit, par exemple, d’obligations comptables, de réponses à des demandes d’autorités gouvernementales, d’obligations découlant de réglementations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et d’information des autorités de contrôle et des particuliers sur des violations (potentielles).
Dans ce type de situation, la base juridique du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de nos obligations légales (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD).
3. Conservation des données
Nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux finalités énoncées à l’article 2 de la présente Politique de Confidentialité.
Données à caractère personnel traitées pour la conclusion et l’exécution de contrats avec des clients
Ce type de données à caractère personnel est généralement conservé pendant toute la durée de la relation avec le client et jusqu’à l’expiration d’éventuelles réclamations en justice. Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de négociations ou de consultations précontractuelles qui n’ont pas abouti à la conclusion d’un contrat (p. ex., les données traitées dans le cadre de consultations et de demandes de prix) sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin des négociations en question.
Données à caractère personnel traitées dans le cadre d’activités de marketing
Ce type de données à caractère personnel est conservé jusqu’à ce que le traitement ne soit plus nécessaire, et au plus tard jusqu’à la fin de la relation avec le client ou jusqu’au retrait du consentement sur lequel reposait la base juridique des activités de marketing spécifiques (sous réserve que la base juridique du traitement soit le consentement).
Données à caractère personnel traitées pour l’exécution d’obligations légales
Afin d’exécuter nos obligations légales et dans d’autres circonstances spécifiques, nous pouvons conserver des données à caractère personnel pendant une durée plus longue que celle indiquée ci-dessus, y compris pour :
(a) se conformer à des obligations légales auxquelles Registre LEI est soumis ;
(b) des raisons comptables ;
(c) des raisons liées à l’exercice d’éventuels droits de réclamation.
Par exemple, nous conservons tous les documents comptables originaux (p. ex., les factures) pendant 7 ans à compter de la fin de l’exercice financier au cours duquel l’écriture comptable correspondante a été enregistrée. Afin de permettre le dépôt de réclamations ou d’objections à des réclamations potentielles à notre encontre, nous pouvons conserver des données à caractère personnel pendant 5 ans ou 10 ans au maximum (en cas de violation intentionnelle) conformément aux délais de prescription en matière de réclamation et, en cas de litiges en cours, jusqu’à leur résolution définitive.
4. Cookies
Outre les traitements de données décrits ci-dessus, nous utilisons des cookies sur le site web https://www.leicode.be (ci-après, le « Site Web »), dont la finalité consiste à vous offrir une expérience utilisateur de meilleure qualité, plus rapide et plus sûre. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre ordinateur, votre smartphone, votre tablette ou tout autre appareil que vous utilisez pour consulter le Site Web. Les cookies nous fournissent des informations sur la manière dont le Site Web est utilisé, nous permettent de compiler des statistiques sur les visites du Site Web, d’afficher un contenu marketing susceptible de vous intéresser et de garantir la fonctionnalité du Site Web ainsi qu’un niveau élevé d’expérience utilisateur sur le Site Web.
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5. Sources de données et droit d’accès
Nous pouvons recevoir des données à caractère personnel de la part des visiteurs du Site Web et des utilisateurs de nos services (p. ex., si un visiteur du Site Web soumet une demande d’enregistrement, de renouvellement ou de transfert d’un code LEI par l’intermédiaire du Site Web). Nous pouvons également obtenir des données à caractère personnel sur les personnes de contact de clients potentiels (personnes morales) auprès du registre des entreprises et d’autres sources publiques.
L’accès aux données à caractère personnel décrites dans la Politique de Confidentialité n’est accordé qu’aux membres de notre conseil d’administration et de notre personnel dans le but d’exécuter les obligations professionnelles spécifiques qui leur incombent. Par exemple, les données relatives aux demandes d’enregistrement de codes LEI sont traitées par le service client et les techniciens spécialisés en vue de l’exécution des fonctions spécifiques qui leur incombent.
Dans certains cas, les prestataires de services qui nous fournissent des services spécifiques (p. ex., les services informatiques, les services de comptabilité, les services de distribution de Newsletters) peuvent également avoir accès à un nombre limité de données à caractère personnel.
En règle générale, nous ne transférons aucune donnée à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Toutefois, dans le cas où des transferts de ce type s’avèreraient inéluctablement nécessaires pour réaliser les finalités décrites à l’article 2 de la Politique de Confidentialité, nous ne transférerons les données à caractère personnel qu’à des destinataires situés en dehors de l’Espace économique européen, dont le pays de résidence assure un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel (la Commission européenne ayant publié une décision sur le caractère suffisant du niveau de protection à cet égard) et/ou dont le niveau de protection correspondant peut être atteint au moyen de garanties appropriées, par exemple en mettant en œuvre des clauses types de protection des données et/ou des règles d’entreprise contraignantes.
6. Droits des personnes concernées
En ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel par Registre LEI, vous disposez des droits suivants, tels que prévus par le RGPD :
Droit d’accès
Vous avez le droit de nous demander si nous traitons des données à caractère personnel à votre sujet et, le cas échéant, leur nature, la base juridique sur laquelle repose leur traitement et la manière dont elles sont traitées. Vous avez également le droit de demander une copie des données à caractère personnel traitées à votre sujet.
Droit de rectification
Vous avez le droit de nous demander de corriger toute erreur dans vos données à caractère personnel (p. ex., en cas de changement de vos données à caractère personnel). Vous pouvez exercer ce droit si les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet sont incomplètes, obsolètes ou incorrectes.
Droit à l’oubli
Vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel si :
- les données à caractère personnel traitées ne sont plus nécessaires pour réaliser les finalités de leur traitement ;
- vous retirez votre consentement au traitement des données à caractère personnel (sous réserve que la base juridique du traitement soit le consentement).
Droit de restreindre le traitement des données à caractère personnel
Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel dans les situations suivantes :
- vous contestez la validité de vos données à caractère personnel ;
- il apparaît qu’il n’existe pas de base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel, mais vous ne demandez pas leur suppression pour autant ;
- vous avez besoin de vos données à caractère personnel pour préparer, présenter ou défendre une réclamation en justice.
Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à toute prise de décision automatisée de notre part et au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’actions de marketing direct.
Droit de transférer des données à caractère personnel à un autre responsable du traitement
Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d’un consentement ou d’une obligation découlant d’une relation contractuelle entre nous, vous avez le droit d’exiger que nous vous fournissions vos données à caractère personnel dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine. Si cela est techniquement possible, vous avez également le droit de demander que nous transférions vos données à caractère personnel à un autre responsable du traitement que vous désignez.
Droit de retirer son consentement à tout moment
Si la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement antérieur des données qui se fondait sur un consentement valide.
Pour exercer les droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected]. Veuillez noter que les droits des personnes concernées ne sont pas absolus et que, pour chaque demande, nous devons évaluer si et dans quelle mesure la législation applicable en matière de protection des données nous permet de donner suite à votre demande. Nous répondrons à votre demande sous un délai d’un mois à compter de sa réception. En cas d’impossibilité de notre part à répondre à votre demande sous un délai d’un mois, nous pouvons prolonger le délai de réponse de deux mois supplémentaires en vous informant de la prolongation du délai et de son motif sous un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
7. Questions et réclamations
Pour toute question ou réclamation relative au traitement de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse [email protected]. Nous vous répondrons sous un délai d’un mois à compter de la réception de votre question ou réclamation.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la réponse que vous avez reçue, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès du Bureau estonien de l’inspection de la protection des données (adresse : Tatari 39, Tallinn 10134 ; e-mail : [email protected] ; téléphone : +372 627 4135) ainsi qu’auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.
Des informations sur d’autres autorités de protection des données au sein de l’Union européenne sont consultables ici.
8. Mise à jour de la Politique de Confidentialité
Nous nous efforçons constamment de veiller à ce que les activités de traitement des données que nous réalisons ainsi que la documentation y afférente soient simples, claires et transparentes et répondent à toutes les exigences de la législation et aux meilleures pratiques en matière de protection des données. Par conséquent, nous procédons régulièrement à des mises à jour, à des ajouts de précisions et à des améliorations de la présente Politique de Confidentialité.
Vous trouverez toujours une version actualisée de la présente Politique de Confidentialité sur notre Site Web.
Dernière mise à jour : 1/o2/2024